Las bolsas para eventos benéficos suelen contener material de inscripción, artículos de patrocinadores, agua, ropa o información, y son empaquetadas y distribuidas por voluntarios. El diseño debe facilitar la organización del evento, no añadir una tarea de montaje complicada.

Defina el momento del participante antes de elegir la bolsa.

Decida si la bolsa se recoge en el registro, se coloca en un asiento, se distribuye a lo largo del recorrido o se entrega antes del evento. La entrega determina el método de apertura, la identificación y cómo deben llegar las cajas.

Construye el kit desde el contenido hacia afuera.

Practique el empaquetado por parte de los voluntarios con la lista final de artículos.

Prepara las mesas, cajas y bolsas propuestas, y cronometra una breve prueba de empaquetado. Comprueba si los voluntarios pueden identificar cada artículo y cerrar la bolsa sin forzarla. Crea una referencia visual de empaquetado en cada estación.

Mantenga la jerarquía de patrocinadores legible y aprobada.

Recopile los logotipos con anticipación y defina las reglas de tamaño, color y ubicación. Los logotipos pequeños de los patrocinadores pueden volverse ilegibles en telas texturizadas. Apruebe un diseño final y deje de aceptar sustituciones informales de logotipos después del lanzamiento de la producción.

Utilice la codificación por colores solo cuando mejore el evento.

Los diferentes colores permiten identificar grupos de participantes, rutas, tamaños o roles de los voluntarios, pero también generan trabajo de clasificación. Registre las cantidades por color y empaque las cajas siguiendo la secuencia de distribución exacta.

Condiciones meteorológicas y de carga completa para la prueba.

Los eventos al aire libre pueden exponer las bolsas al sol, la lluvia ligera, el polvo o la ropa húmeda. Lleve consigo una muestra llena durante el tiempo previsto e inspeccione las asas, los cordones, las costuras, el estampado y la posible transferencia de humedad.

Planifique la reutilización sin hacer afirmaciones sin fundamento.

La jerarquía de gestión de materiales de la EPA proporciona un contexto para la reducción y la reutilización. Elija un formato que los participantes puedan utilizar de forma realista y ofrezca orientación sobre su cuidado cuando sea necesario.

Etiquetar cajas para el flujo de trabajo de los voluntarios

En cada caja, indique el evento, la ubicación, el tipo de bolsa, la cantidad y la secuencia. Si los kits se preparan con antelación, añada una etiqueta con el contenido y un método sencillo para identificar las bolsas incompletas o sobrantes.

Mantenga una cantidad de contingencia bajo control separado.

Las inscripciones tardías, los kits dañados y las necesidades del personal pueden agotar rápidamente los suministros adicionales. Decida quién distribuirá las bolsas de reserva para eventos benéficos y cómo se contabilizarán las existencias restantes después del evento.

• Descubre los formatos de bolsas para eventos de PackMK.
• Revisión del desarrollo de bolsas para eventos personalizados
• Planifica una bolsa de kit para participantes.

Las bolsas para eventos benéficos bien planificadas ayudan a los voluntarios a empacar de manera consistente, facilitan que los participantes encuentren lo que necesitan y mantienen organizadas las imágenes de los patrocinadores durante todo el evento.

Preguntas sobre las bolsas para eventos benéficos

¿De qué tamaño deben ser las bolsas para eventos benéficos?

Base el tamaño en la lista final de artículos, el objeto más grande y la prueba de carga completa, en lugar de en el contenido estimado.

¿Cómo pueden los voluntarios preparar las bolsas para los eventos más rápidamente?

Utilice artículos preparados, un estándar de embalaje visual, paquetes precontados y cajas dispuestas en orden de embalaje.

¿Pueden los colores de las bolsas de los eventos identificar a los grupos de participantes?

Sí, pero las cantidades, las etiquetas de las cajas y las tablas de distribución deben planificarse por separado para cada color.

¿Cuántas bolsas de repuesto para el evento se deben pedir?

Elija un plan de contingencia en función de la incertidumbre en el registro, las necesidades de personal, los posibles daños y el plan para el stock restante.